Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten

Steuerliche Aufbewahrungspflichten

Steuerliche Aufbewahrungspflichten sind gesetzliche Verpflichtungen, bestimmte steuerlich relevante Dokumente und Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Diese Pflichten sind in verschiedenen Gesetzen, insbesondere in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB), geregelt und dienen der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Besteuerung und der Nachprüfbarkeit steuerlicher Sachverhalte.

Gesetzliche Grundlagen

Abgabenordnung (AO)

  1. § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen):
  • Geschäftsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind zehn Jahre aufzubewahren.
  • Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.
  1. § 147a AO:
  • Bestimmte elektronische Dokumente müssen ebenfalls über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.

Handelsgesetzbuch (HGB)

  1. § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen):
  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren.
  • Empfangene Handelsbriefe und Kopien abgesandter Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen

  • Zehn Jahre:
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege, Geschäftsbücher
  • Elektronische Dokumente und Datenträger, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
  • Sechs Jahre:
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt, der Lagebericht erstellt oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.

Aufbewahrungspflichten bei besonderen Steuerarten

  • Umsatzsteuer:
  • Besondere Aufbewahrungspflichten gelten für Unterlagen im Zusammenhang mit steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen sowie für bestimmte grenzüberschreitende Umsätze.
  • Lohnsteuer:
  • Arbeitgeber müssen Lohnkonten und alle dazugehörigen Unterlagen für sechs Jahre aufbewahren.

Elektronische Aufbewahrung

  • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff):
  • Elektronische Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sind.
  • Steuerpflichtige müssen sicherstellen, dass die elektronischen Systeme die Daten revisionssicher speichern.

Konsequenzen bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten

  • Schätzung der Besteuerungsgrundlagen: Wenn ein Steuerpflichtiger die Aufbewahrungspflichten verletzt, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO).
  • Bußgelder und Zwangsgelder: Zur Durchsetzung der Aufbewahrungspflichten können Bußgelder und Zwangsgelder verhängt werden (§ 328 AO).
  • Steuerstrafrechtliche Folgen: Bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der Aufbewahrungspflichten drohen strafrechtliche Konsequenzen, wie Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder leichtfertige Steuerverkürzung (§ 378 AO).

Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind ein zentraler Bestandteil des steuerlichen Compliance-Managements. Sie gewährleisten die Nachprüfbarkeit steuerlich relevanter Sachverhalte und tragen zur Rechtssicherheit und ordnungsgemäßen Besteuerung bei.

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